Een co-packer is een bedrijf dat jouw product verpakt. Veel co-packers nemen ook de opslag, het verzamelen van orders (orderpicking), de verzending en de retouren over. Samen heet dat fulfilment. Dat is handig als je producten na het verpakken ook naar klanten moeten. Ze hoeven dan niet eerst nog langs een tweede bedrijf.
Dit artikel gaat over de logistiek rond co-packing: wat je kunt uitbesteden, waar de kosten zitten en wat je een co-packer moet vragen voordat je tekent. Wat co-packing zelf inhoudt en wanneer het loont, staat in de complete gids.
Verpakken en fulfilment horen bij elkaar
De klassieke fout: het verpakken bij partij A onderbrengen en de opslag en verzending bij partij B. Elke overdracht kost een transportrit en administratie, en als er iets misgaat, schuiven de partijen de schuld naar elkaar toe.
Zit alles onder één dak, dan vallen die overdrachten weg. Het product wordt verpakt, gaat het rek in en verlaat het pand pas als er een order is. Je levert één keer aan, hebt één aanspreekpunt en niemand doet hetzelfde werk twee keer. Veel producenten onderschatten hoeveel dat scheelt.
Wat je logistiek kunt uitbesteden
De keten rond het verpakken bestaat uit losse onderdelen die je ieder apart kunt uitbesteden. Wie voor het eerst uitbesteedt, let het best op opslag en orderpicking, want daar ontstaan de meeste kosten en fouten.
- Inslag en goederenontvangst. Je producten of grondstoffen worden ontvangen, geteld, gecontroleerd en ingeboekt.
- Opslag. Op kamertemperatuur (ambient), gekoeld of diepgevroren, met voorraadadministratie en, bij food, FEFO (first expired, first out: wat het eerst vervalt, gaat het eerst de deur uit).
- Orderpicking. Losse stuks, dozen of pallets verzamelen per order.
- Verzending. Orders verzendklaar maken en afgeven aan vervoerders, met koppelingen naar je webshop en de online marktplaatsen waar je verkoopt.
- Retourverwerking. Controleren, herverpakken of afkeuren en terugboeken.
- Extra handelingen. Ompakken, bundelen, etiketteren, displays bouwen (kartonnen opstellers voor in de winkel) en actiepakketten samenstellen.
Fulfilment- en logistieke partners
Waar de kosten zitten
Op de eerste offerte staat meestal alleen een stuksprijs voor het verpakken. De logistieke kosten zie je pas op de eindfactuur, en die vallen vaak tegen. Vraag daarom vooraf een aparte prijs voor elk van deze posten:
- Opslag per pallet per week. Vermenigvuldig het tarief met je gemiddelde aantal pallets en het aantal weken dat ze blijven staan. Is je omloopsnelheid laag (je voorraad verkoopt langzaam), dan kost opslag meer dan het verpakken zelf.
- In- en uitslag. Wat het kost om een pallet in het magazijn op te nemen (inslag) en weer af te leveren aan de vervoerder (uitslag), berekend per pallet of per order.
- Pickkosten. Per orderregel of per stuk. Een orderregel is één soort product op een order: bestelt een klant 3 stuks van product A en 1 van product B, dan zijn dat twee orderregels en vier stuks. Deze kosten lopen snel op als je veel kleine orders hebt.
- Minimumafname en toeslag voor drukte. Hoeveel je minimaal moet afnemen, en welke toeslag er geldt in het drukste seizoen van je product, bijvoorbeeld rond de feestdagen.
Een rekenvoorbeeld werkt de eerste post uit. Stel dat je gemiddeld 20 pallets op voorraad hebt en een pallet € 4 per week kost (een aangenomen bedrag, geen marktprijs). Dan betaal je alleen al voor opslag 20 × € 4 × 52 weken = € 4.160 per jaar, exclusief btw. Verkoopt je voorraad langzamer en liggen er daardoor gemiddeld 40 pallets, dan kom je uit op € 8.320. De stuksprijs voor het verpakken blijft gelijk, maar de opslagpost verdubbelt.
Vraag bij de offerte ook om één totaalbedrag voor een concreet scenario, zoals je dat ook voor het verpakken zelf doet. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over wat co-packing kost.
Voorraad is geld dat vastligt
Elke pallet die stilstaat, kost opslag en legt geld vast dat je niet kunt gebruiken. Bij producten met een beperkte houdbaarheid tikt bovendien de klok door. Daarom kun je beter vaker een kleine hoeveelheid laten maken dan één grote partij die maanden in het magazijn ligt.
Ligt de co-packer dichtbij, dan zijn kleine producties wel betaalbaar, want elke extra levering is dan een korte, goedkope rit. Hoe dat uitpakt, lees je in waarom een lokale co-packer slim is.
Systemen en koppelingen: stel ook deze vragen
Uitbesteden werkt alleen als de informatie het product volgt. Vraag daarom niet alleen om tarieven, maar ook hoe de systemen werken:
- Werken ze met een WMS? Een WMS (warehousemanagementsysteem) houdt bij wat er waar in het magazijn staat. Zonder zo'n systeem moet je bellen om te horen hoeveel voorraad er nog is.
- Kun je je voorraad live inzien? Dat kan via een klantportaal (een website waar je inlogt) of een koppeling met je eigen systeem. Dan hoef je niet elke dag te mailen om te vragen hoeveel er ligt.
- Koppelen ze met je webshop, je ERP of je marktplaatsen? Een ERP is de bedrijfssoftware voor onder meer inkoop en voorraad. Orders die automatisch binnenkomen leiden tot minder fouten en kosten minder tijd.
- Hoe rapporteren ze over voorraad, doorlooptijd en afkeur? Doorlooptijd is de tijd tussen het binnenkomen van een order en het versturen ervan. Afkeur is het deel van de producten dat de controle niet haalt, bijvoorbeeld door schade. Zonder die cijfers kun je niet beoordelen of de co-packer goed werkt.
Wat zet je in je aanvraag?
Met een goede aanvraag krijg je offertes die je kunt vergelijken. Zet er in elk geval dit in, want elk punt bepaalt een deel van de prijs:
- Je product, de verpakkingsvorm en of het gekoeld of diepgevroren moet blijven. Vooral dat laatste bepaalt welk magazijn nodig is.
- Het aantal pallets dat je gemiddeld op voorraad verwacht en het maximum in de drukste periode. Daarmee berekent de co-packer de opslagprijs.
- Het aantal orders per maand en het gemiddelde aantal orderregels per order. Daaruit volgen de pickkosten.
- Waar de orders vandaan komen: webshop, marktplaats of groothandel. Dat bepaalt welke koppelingen nodig zijn.
- Welke systemen je gebruikt (vraag dit zo nodig na bij je IT-afdeling of boekhouder) en of je je voorraad live wilt kunnen inzien. Een goede co-packer kan direct zeggen of hij daarop aansluit.
- Hoe vaak producten retour komen en wat er dan mee moet gebeuren.
- Bij voedingsmiddelen: welke certificeringen het magazijn moet hebben. Wat die betekenen, lees je in het artikel over certificeringen bij co-packers.
Zoek je verpakken én logistiek onder één dak?
Plaats één aanvraag met je product, volume en of je opslag, orderpicking en verzending nodig hebt. Je ontvangt reacties van partijen die de hele keten kunnen draaien. Gratis, zonder commissie.
Plaats een aanvraag →Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen co-packing en fulfilment?+
Kan één partij zowel verpakken als opslaan en verzenden?+
Wat kost opslag bij een co-packer?+
Hoe voorkom ik dat voorraad te lang blijft liggen?+
Bekijk co-packers in Nederland